4. pants

1Pieaicinātā persona - Datu valsts inspekcija

2- norāda: ja sākotnēji personas dati tika apstrādāti,

3pamatojoties uz Policijas direktīvu, tad arī uz šo datu apstrādi

4arhivēšanas nolūkos būtu attiecināmi Policijas direktīvas un

5likuma "Par fizisko personu datu apstrādi kriminālprocesā un

6administratīvā pārkāpuma procesā" normas.

7Atbilstoši Policijas direktīvas 8. panta 2. punktam

8dalībvalsts tiesībās vajagot būt precizētiem vismaz apstrādes

9mērķiem, apstrādājamiem personas datiem un apstrādes nolūkiem.

10Tādējādi no Policijas direktīvas izrietot tas, ka normatīvajos

11aktos jābūt ietvertam datu apstrādes nolūkam. Tas nozīmējot, ka

12tad, ja personas dati tiek apstrādāti arhivēšanas nolūkos,

13likumdevējam pirms šādas datu apstrādes paredzēšanas būtu

14citstarp jāizvērtē, vai un kādēļ konkrētā personas datu apstrāde

15ir nepieciešama arhīviskām vajadzībām un vai konkrētiem

16dokumentiem piemīt arhīviskā vērtība atbilstoši Arhīvu likuma 8.

17panta pirmajā daļā noteiktajiem dokumentu arhīviskās vērtības

18kritērijiem.

19Ierobežotas pieejamības informācijas statuss neesot uzskatāms

20par privātās dzīves ierobežojumu mazinošu faktoru, jo neatkarīgi

21no informācijas statusa gadījumā, kad tiek veikta personas datu

22apstrāde, esot piemērojams personas datu apstrādes regulējums.

23Tādējādi personas dati esot apstrādājami tikai nepieciešamajā

24apjomā un atbilstoši noteiktajam nolūkam. Attiecīgi varot tikt

25izdarīts šāds secinājums: ja personas dati apstrādāti arhīviskām

26vajadzībām, tad tieši šādam mērķim tiem esot nodrošināma arī

27piekļuve, un konkrētā gadījumā informācijas statusam neesot

28izšķirošas nozīmes. Iejaukšanos personas tiesībās uz privāto

29dzīvi varētu mazināt, nosakot kārtību, kādā būtu iespējama

30piekļuve Sodu reģistra arhīva datubāzē iekļautai informācijai par

31attaisnotu personu, kā arī priekšnoteikumus, pēc kuru izpildes šo

32informāciju var saņemt. Tad persona būtu tiesīga iegūt

33informāciju no Sodu reģistra arhīva datubāzes tikai īpašos likumā

34paredzētos gadījumos, kad ir pamatots personas pieprasījums un

35informācija nepieciešama mērķim, kas ir samērīgs ar pieprasītās

36informācijas raksturu.

37Sodu reģistra likumā neesot definēts arhīva veidošanas un

38uzturēšanas mērķis un nolūks. Tas varētu tikt izsecināts,

39vadoties no vispārpieņemtās jēdziena "arhīvs"

40izpratnes, proti, parasti personas dati arhivēšanas nolūkā tiekot

41apstrādāti, lai pagātnes darbības, notikumus un faktus

42atspoguļotu nākamajām paaudzēm. Personas datu apstrāde

43arhivēšanas nolūkos esot nepieciešama, lai apliecinātu un

44pierādītu juridiskus faktus, zinātniskus atklājumus, vēsturiskus

45notikumus, kultūras notikumus, cilvēka dzīves notikumus. Tā esot

46informācija, kura atspoguļojot indivīdu un sabiedrības dzīvi un

47notikumus un kuru nepieciešams apstrādāt arhīvā, lai to saglabātu

48un padarītu pieejamu nākamajām paaudzēm.

49Atbilstoši apstrīdētajai normai gadījumā, kad ir saņemtas

50ziņas par konkrētas personas nāvi, gadu pēc minētā fakta

51konstatēšanas šīs personas dati tiekot dzēsti, savukārt gadījumā,

52kad nav saņemtas ziņas par konkrētas personas nāvi, šīs personas

53dati tiekot glabāti ne ilgāk kā 100 gadus no personas dzimšanas.

54Termiņš, kas noteikts datu glabāšanai arhīva datubāzē, esot

55sasaistīts ar personas dzīves ilgumu. Tā kā personas nāves

56gadījumā dati tiek glabāti vēl tikai gadu, neesot gūstama

57pārliecība par to, ka šādā gadījumā tiktu sasniegts datu

58glabāšanas mērķis - arhivēšanas nolūkam. Proti, arhivēšanas

59nolūkiem, tostarp statistikas, pētījumu un vēsturisku notikumu

60atspoguļošanas vajadzībām, neesot būtiski tas, vai persona ir

61dzīva vai mirusi, - svarīgi esot noteiktu laika posmu saglabāt

62informāciju par kādu pagātnes notikumu. Tātad, lai arhīvā

63iekļautā informācija varētu kalpot arhivēšanas nolūkiem, būtu

64pamatoti noteikt, ka tā tiek glabāta noteiktu laika posmu

65neatkarīgi no personas nāves fakta, piemēram, 50 vai 75 gadus no

66brīža, kad informācija iekļauta arhīva datubāzē.

67Ja glabāšanas termiņš ir sasaistīts ar personas dzīves ilgumu,

68tas varot nozīmēt, ka arī arhivēšanas nolūks ir sasaistīts ar

69konkrētu personu un tās statusu vai tiesību realizāciju, nevis

70vispārīgo arhivēšanas nolūku - saglabāt informāciju par pagātnes

71notikumiem. Līdz ar to esot svarīgi izprast pārziņa, šajā

72gadījumā - Iekšlietu ministrijas Informācijas centra, viedokli

73par apskatāmās personas datu apstrādes nolūku. Tikai skaidri

74apzinoties personas datu apstrādes nolūku, varot noteikt pareizu

75un atbilstošu to glabāšanas termiņu.

76Izvērtējot apstrīdētās normas atbilstību Satversmes 96.

77pantam, svarīgs esot ne tikai datu glabāšanas termiņš, bet arī

78tas, vai datu subjektam ir nodrošinātas atbilstošas garantijas.

79Saskaņā ar likuma "Par fizisko personu datu apstrādi

80kriminālprocesā un administratīvā pārkāpuma procesā" 4.

81panta otrās daļas 2. punktu sākotnēji neparedzētā nolūkā tas pats

82vai cits pārzinis varot veikt personas datu apstrādi, ja personas

83datu apstrāde ir uzskatāma par arhivēšanu sabiedrības interesēs

84minētā likuma 2. pantā minētajos nolūkos un tiek nodrošinātas

85atbilstošas datu subjekta tiesības uz savu personas datu

86aizsardzību. Policijas direktīvā neesot iekļauts izsmeļošs to

87tiesību uzskaitījums, kuras būtu uzskatāmas par atbilstošām datu

88subjekta tiesībām, taču tās preambulas 37. apsvērumā esot

89noteikts, ka atbilstošas garantijas attiecībā uz datu subjektu

90tiesībām un brīvībām varētu aptvert iespēju vākt minētos datus

91tikai saistībā ar citiem datiem par attiecīgo fizisko personu,

92iespēju turēt savāktos datus pienācīgā drošībā, noteikt

93stingrākus noteikumus attiecībā uz kompetentās iestādes

94darbinieku piekļuvi datiem un aizliegumu nosūtīt minētos datus.

95Citstarp arī pareizi ieviesti tehniski un organizatoriski

96pasākumi, piemēram, datu minimizēšana un pseidonimizēšana, varot

97tikt uzskatīti par atbilstošām datu subjekta tiesību garantijām.

98Tomēr informācijas sistēmu vai reģistru gadījumā esot vērtējams

99tas, vai visi informācijas sistēmas datu lauki ir saglabājami arī

100arhīva daļā, ja to apstrādes mērķis jau ir sasniegts un personas

101datus nav nepieciešams izmantot arhivēšanas nolūkos. Tie datu

102lauki (personas dati), kuru turpmāka saglabāšana arhīvā nav

103vajadzīga, jo dati tiek izmantoti īslaicīgi un konkrētam mērķim,

104būtu arhivēšanas laikā nodalāmi un dzēšami, bet arhīva

105informācijas sistēmas daļā atstājami tikai tie dati, kuri

106nepieciešami arhivēšanas nolūka īstenošanai.

107Tātad, lai veiktu datu apstrādi arhivēšanas nolūkos,

108izraudzītajam glabāšanas termiņam vajadzētu būt atbilstošam un

109piemērotam izvirzītajam mērķim un datu subjektam vajadzētu būt

110noteiktām konkrētām garantijām, piemēram, vajadzētu būt

111noteiktam, kas ir tiesīgs piekļūt arhīvā glabātajai informācijai,

112kas var saņemt šo informāciju un kādi ir šīs informācijas

113saņemšanas priekšnoteikumi. Normatīvajos aktos pirmšķietami esot

114paredzētas personas tiesību garantijas, tomēr neesot gūstams

115apstiprinājums tam, ka datu glabāšanai arhīva datubāzē

116paredzētais termiņš ir piemērots noteikto mērķu sasniegšanai.

117Informācija arhivēšanas nolūkos būtu saglabājama noteiktu laika

118posmu, ņemot vērā to, ka attiecīgās informācijas saglabāšana ir

119nepieciešama gan statistikai, gan dažādiem pētījumiem. Pārzinis

120nosakot datu apstrādes mērķi un veicot datu glabāšanas termiņa

121izvēlei nepieciešamo izvērtējumu, tādēļ tieši pārzinis varot

122izvērtēt arī to, vai datu glabāšana arhīva datubāzē 100 gadu

123garumā būtu atbilstoša sasniedzamajam mērķim. Tomēr jebkurā

124gadījumā Datu valsts inspekcija uzskata, ka Sodu reģistra arhīva

125datubāzē ietverto attaisnotās personas datu glabāšanas termiņa

126pamatā nevar būt arhivēšanas nolūks, jo arhīva mērķiem personas

127dati būtu glabājami noteiktu laika posmu neatkarīgi no personas

128nāves fakta.